Подготовка к конференции, как и сама конференция это важный в обоих случаях процесс. Ни для кого не секрет, что без тщательной подготовки к конференции мероприятие не будет иметь успеха. Конференция – одна из форм проведения бизнес мероприятия, которая позволяет обменяться информацией большому количеству участников.
Важно кроме тщательной подготовки докладов и докладчиков на конференцию, выбрать место проведения с удобной транспортной доступностью для всех участников. Также важно, где разместить иногородних участников, как их доставить от аэропорта или железнодорожного вокзала к месту размещения, а далее и к месту проведения конференции. Подготовка программы питания отнимает достаточно много времени при организации такого мероприятия. Техническое обеспечение конференции должно быть на высоком уровне, так как это также одна из составляющих успешного бизнес мероприятия.
Действительно времени и человеческого ресурса при организации конференции потребуется не мало. По статистике такой вид мероприятия как конференция в компаниях организуется не часто. Поэтому в штате компаний, как правило, специальных сотрудников по организации конференций нет. И очень часто к подготовке и проведению мероприятия привлекают сотрудников отдела персонала, а они в свою очередь, занимаясь не свойственной им работой.
1. отвлекаются от выполнения текущей работы отдела персонала
2. не всегда могут организовать и провести мероприятие на высоком уровне, в силу того, что не имеют достаточного опыта в этой деятельности.