Хотите добиться от своих сотрудников повышения продуктивности работы? Первым шагом к этому станет введение автоматизации документооборота на предприятии.
Автоматизация документооборота в организации позволит быстро и эффективно решать актуальные производственные задачи, вести кадровый и финансовый учет, регулировать взаиморасчеты с контрагентами, создавать и учитывать первичную документацию и т. д.
Преимущества и возможности системы автоматизации:
Появляется возможность в несколько раз повысить производительность труда, а, следовательно, значительно уменьшить издержки компании.
Внедрение автоматизированных систем может быть произведено не только в головном офисе компании, но и — в многочисленных ее филиалах.
Руководящий состав получает возможность значительного упрощения контроля за всем производственным циклом.
Благодаря электронному ведению документооборота и использованию возможности архивирования данных за прошлые периоды, найти какие-либо нужные сведения с автоматизацией процессов можно будет мгновенно.
Современные системы защиты доступа к данным позволяют значительно повысить безопасность конфиденциальной информации.
Внедрение современного программного обеспечения, например ЭЦП Псков в работу предприятия, благотворно скажется на функционировании многих его отделов: кадрового, отдела продаж, бухгалтерии, отдела по работе с клиентами и т. д.
Автоматизированные системы документооборота:
- Во-первых, необходимо понять, какие задачи вы планируете поручать системе автоматизации документооборота. Отсутствие под вашим началом сотрудников, которые могут определить класс требуемой системы, обязывает вас привлечь к этому делу консультанта.
- Во-вторых, изучите предложения, отдавая предпочтение тем, которые обладают нужным вам функционалом. Помимо прочего они должны обладать способностями к расширению путем добавления новых возможностей.
- В-третьих, не помешает поддержка технического специалиста. Важную роль в правильном функционировании системы играет программно-аппаратная платформа.
- В-четвертых, для комфортного пользования следует выбирать системы с легкой настройкой и масштабированием, а также эргономичным и доступным интерфейсом пользователя.
- В-пятых, перед принятием окончательного решения о покупке следует протестировать систему документооборота. Попросите у производителя демо-версию или воспользуйтесь оценочной лицензией.
- В-шестых, не спешите покупать самую навороченную систему за большие деньги. Простая система может развиваться за счет масштабирования и расширения возможностей.
Подводя итоги, можем сказать однозначно: старайтесь приобретать систему документооборота, которая подойдет именно вашей компании, эффективно удовлетворяя все актуальные потребности.
Внедрение системы порой вызывает споры относительно добросовестности специалистов, обещающих осуществить работу буквально в два этапа и пытающихся сбить с заказчика как можно больше денег.
Сроки внедрения зависят от ряда особенностей, таких, как:
- выбранный заказчиком класс;
- масштабность;
- настраиваемость.
Организация автоматического документoоборота происходит в несколько этапов:
- изучение организационной структуры компании, обнаружение главных бизнес-процессов, рабочих потoков и схем движeния документов;
- организация номенклатуры документации, создание справочников, инструкций;
- настройка системы в соответствии с полученными данными в ходе изучения компании;
- первичная установка, тестирование;
- завершающая настройка с учетом результатов тестирования;
- обучение сотрудников компании.
Для экономии времени некоторые этапы осуществляются параллельно. В целом, время создания надежной системы может быть самым различным — здесь все будет зависеть от объема работ. Стоимость зависит от класса, возможностей, а также масштаба. Не только лицензия программного обеспечения требует вложений, но и некоторые этапы. Это касается и расходов на эксплуaтацию, сопровождение и техподдержку.