В этой статье хочу Вам рассказать, как грамотно осуществлять бюджетирование затрат. Казалось бы, ничего сложного, о как оказывается не все так просто. Разберем конкретный случай из моей практики. Обратился ко мне Клиент с просьбой автоматизировать систему бюджетирования в его готовой Компании. Причем он хотел, чтобы наша Компания автоматизировала бюджетную модель точно, так как уже автоматизировано в Excel.
Мы хотели предложить ему разработать бюджетную модель под его цели и задачи, но Клиент был непреклонен, настаивал на своем…Мы провели экспресс обследование, изучили бюджетную модель. И оказалось, что планирование вспомогательного производства действительно достаточно детальное и отражает специфику деятельности завода. Планирование основного производства, продаж и прочих бюджетов было очень посредственным. Тогда наши Консультанты запросили у Клиента структуру себестоимости в %. Как оказалось, мы попали в точку – планирование вспомогательного производства занимало всего 3% всей себестоимости, при этом количество бюджетных форм вспомогательного производства составляло 40 форм из 50.
Когда мы показали результаты анализа Финансовому директору Клиента, он был абсолютно удовлетворен и убежден в том, что мы были правы в том, что все же придётся осуществлять бюджетирование по новой методике. Мы проанализировали структуру затрат, разработали классификатора статей, причем мы исходили из того что основной костяк статей составлял около 80%, а небольшие статьи укрупнились и составили 20%. Но опять же, не стоит быть такими прямолинейными, необходимо также учитывать значимость отдельных статей, которые составляют маленький вес в структуре себестоимости, но Компания не запланировав эти затраты не сможет нормально функционировать. Мы спросили Клиента о таких статьях и выяснили, что такой статьей являются акцизные марки. Логично, если не запланировать акцизные марки в нужном количестве, то и произведенную продукцию невозможно будет продать.
Соответственно мы добавили эту статью в классификатор статей. Казалось бы все, можно начинать бюджетирование затрат, но внимание вопрос – кто будет осуществлять планирование? Для этого мы спросили у Клиента, они нам ответили, что планирование у них осуществляют экономисты планового отдела. Тогда мы задали второй вопрос – насколько точно осуществляется планирование? Клиент ответил, что погрешность планирования очень высока, и поэтому они хотят автоматизированную систему бюджетирования чтобы снизить эту погрешность. На что наши Консультанты ответили, что автоматизированная система позволяет снизить ошибки в планировании, но основные ошибки появляются под влиянием человеческого фактора. Очень важно чтобы планирование осуществляли те люди, которые лучше всего разбираются в специфике своего участка и способны влиять на результаты этого участка. Иначе говоря бюджетирование затрат должны осуществлять центры финансовой ответственности, которые не всегда совпадают с организационной структурой. Необходимо распределить полномочия между Сотрудниками по планированию затрат. В дальнейшем мы разработали структуру бюджетов, которая позволит грамотно осуществлять бюджетирование затрат.
И только после этого мы приступили к автоматизации бюджетирования. Ключевой вывод статьи – необходимо осуществлять бюджетирование затрат по значимым статьям для бизнеса, причем бюджетирование затрат должны осуществлять именно те сотрудники Компании, которые лучше всего в этом разбираются. Если Вам необходимо внедрить систему бюджетирования в Вашей Компании, обращайтесь к нам, мы поможем Вам в этом.
